Een exitgesprek voer je meestal met een vast lijstje: waarom vertrek je, wat vond je van je leidinggevende, zou je ons aanbevelen. Prima vragen. Maar het zijn ook de vragen waar iedereen al een sociaal wenselijk antwoord op klaar heeft liggen. De interessante informatie zit vaak in de vragen die je níet standaard stelt.
Even eerlijk: bij Everybody Frank vinden we dat je eigenlijk al te laat bent zodra je dit gesprek voert. Lees hier waarom exitgesprekken je in de praktijk weinig wijzer maken. Maar zolang je het gesprek toch voert, kun je er wel het maximale uit halen. Daarover gaat dit artikel.
Exitgesprek voorbereiden: 3 dingen die je vooraf regelt
Een goede voorbereiding is het halve werk. De meeste exitgesprekken mislukken niet tijdens het gesprek, maar ervoor. Bereid je gesprek goed voor en communiceer duidelijk met de vertrekkende collega. Een paar tips:
- Kies bewust wie het gesprek voert. Niet automatisch de leidinggevende. Als die zelf onderdeel is van het vertrek, krijg je zelden een eerlijk antwoord. Overweeg HR of iemand anders die neutraal is in het gesprek.
- Plan het gesprek op tijd, niet op de valreep. Een exitgesprek op de laatste werkdag levert minder op dan een gesprek een paar weken eerder, wanneer iemand nog niet volledig “klaar” is met de organisatie.
- Maak vooraf duidelijk wat er met de antwoorden gebeurt. Concrete opvolging vergroot de kans op een eerlijk antwoord aanzienlijk.
De vragen die HR vaak stelt
Dit zijn de standaardvragen die in bijna elk exitgesprek terugkomen:
- Waarom heb je besloten te vertrekken?
- Hoe kijk je terug op de samenwerking met je leidinggevende?
- Zou je ons aanbevelen als werkgever?
- Wat nam je mee in je beslissing om ergens anders te gaan werken?
Niks mis mee. Maar deze vragen bevestigen vaak alleen wat je al vermoedde.
De vragen die HR meestal niet stelt
Er zijn veel standaard vragen te bedenken voor een exitgesprek. Maar dit zijn de vragen die HR meestal niet opstelt. Dit zijn de vragen die dieper gaan, en die net dat beetje extra informatie opleveren waar je daadwerkelijk iets mee kunt.
1. Vraag over het moment van vertrek
- Wanneer merkte je voor het eerst dat je aan het rondkijken was?
- Was er een specifiek moment waarop je de knoop definitief doorhakte?
De meeste organisaties vragen naar de reden van vertrek, niet naar het moment waarop het begon. Dat moment vertelt je meer over de oorzaak dan de uiteindelijke reden die iemand opgeeft.
2. Vraag over wat er niet gezegd is
- Is er iets wat je nooit hardop hebt durven zeggen tegen je leidinggevende of het team?
- Welk gesprek had eerder gevoerd moeten worden?
Dit haalt informatie naar boven die maandenlang onder de oppervlakte bleef. Informatie die collega’s die blijven, waarschijnlijk ook nooit hardop zeggen.
3. Vraag over de organisatiecultuur
Misschien wel de belangrijkste vragen van allemaal. De antwoorden vertellen je iets over je organisatiecultuur, niet alleen over deze ene medewerker.
- Voelde je je vrij om dit eerder te bespreken, of leek dat geen optie?
- Wat had ervoor gezorgd dat je dit eerder had aangekaart?
Exitgesprek voeren: hoe pak je het gesprek zelf aan?
Wanneer je de voorbereidingen hebt getroffen en de vragen hebt opgesteld is het tijd voor het gesprek zelf.
- Begin met erkenning, niet met een vragenlijst. “Fijn dat je dit gesprek nog met ons wilt voeren” werkt beter dan direct de eerste vraag afvuren.
- Laat stiltes vallen. De beste antwoorden komen meestal na een korte stilte, niet direct na de vraag.
- Blijf doorvragen, maar dring niet aan. Bij een kort antwoord: “Kun je daar een voorbeeld bij geven?” Bij weerstand: laat het los.
- Rond af met dank, niet met een pitch. Dit is niet het moment om iemand alsnog over te halen om te blijven.
Van exitgesprek naar de verlooprisicoanalyse
Exitgesprekken vertellen je wie er wegging. Wil je ook weten wie er risico loopt om uit te vallen vóórdat het zover is? Lees dan over onze verlooprisicoanalyse.
Of download onze gratis whitepaper over de exit- en verlooprisico-analyse en verdiep je verder in het vertrekprofiel. Zo voorkom jij straks misschien wel een hele reeks exitgesprekken.
Veelgestelde vragen over het exitgesprek
Hoe bereid je een exitgesprek voor?
Kies bewust wie het gesprek voert, plan op tijd (niet pas op de laatste werkdag) en maak vooraf duidelijk wat er met de antwoorden gebeurt.
Wie voert het exitgesprek het beste?
Bij voorkeur iemand die neutraal staat tegenover het vertrek, vaak HR, niet altijd de directe leidinggevende. Als die leidinggevende onderdeel is van de vertrekreden, krijg je zelden een eerlijk antwoord.
Wat bespreek je in een exitgesprek?
Vraag niet alleen naar de vertrekreden en de samenwerking. Vraag ook naar het moment waarop iemand begon rond te kijken, naar wat nooit hardop gezegd is, en naar risico’s bij collega’s die blijven.
Hoe lang duurt een goed exitgesprek?
Reken op 30 tot 45 minuten. Korter laat weinig ruimte voor stiltes en verdieping; langer werkt meestal averechts.
Mag je een exitgesprek weigeren?
Ja, een medewerker mag een exitgesprek altijd weigeren. Forceren levert toch geen eerlijk antwoord op, dus laat het los als iemand niet wil.
Is een exitgesprek anoniem?
Nee, een exitgesprek zelf is per definitie een persoonlijk gesprek. Wil je wél anonieme, continue inzichten in wat er speelt bij je hele team, niet pas bij vertrek, dan is doorlopende, anonieme meting over de werkbeleving een oplossing.
