Neem contact op via: +31 (0)20 823 31 99

Everybody Frank

Privacy Policy

Privacy Policy

In dit Privacy Statement leggen wij uit hoe Everybody Frank B.V. (FRANK) met persoonsgegevens omgaat.

  1. Wanneer maken wij wijzigingen in dit Privacy Statement bekend?

FRANK kan dit Privacy Statement wijzigen. Over belangrijke wijzigingen informeren wij u altijd vooraf.

  1. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een natuurlijk persoon zeggen. Denk bijvoorbeeld aan een naam, adres of telefoonnummer, maar ook aan personeelsnummer of functie. In bijlage 1 staan de categorieën van persoonsgegevens die FRANK mogelijk kan verwerken. In dit Privacy Statement legt FRANK uit waarvoor FRANK welke persoonsgegevens kunnen verwerken en op basis waarvan.

  1. Wat is ‘verwerken van persoonsgegevens’?

Hieronder valt alles wat FRANK kan doen met persoonsgegevens. Bijvoorbeeld verzamelen, bekijken, vernietigen of opslaan.

  1. Hoe gaat FRANK om met persoonsgegevens?

Uw privacy is belangrijk voor FRANK. FRANK houdt zich aan wet- en regelgeving. Zoals bijvoorbeeld de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG. FRANK behandelt persoonsgegevens verantwoord en zorgvuldig. FRANK verkoopt geen persoonsgegevens aan derde partijen.

  1. Gaat dit Privacy Statement ook over uw persoonsgegevens?

Dit Privacy Statement gaat over persoonsgegevens van: gebruikers, oud-gebruikers, personen die interesse hebben in onze diensten en nog geen gebruiker zijn, werkgever van gebruikers of oud-gebruikers. Waar in dit Privacy Statement wordt gesproken over persoonsgegevens van gebruikers, vallen hieronder ook persoonsgegevens van vertegenwoordigers van gebruikers of mensen die verbonden zijn aan een bedrijf of instelling die onze gebruiker is.

  1. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Het is voor FRANK heel belangrijk dat uw en onze informatie veilig is. De FRANK- medewerkers zijn aan strenge regels gebonden. Onze beveiligingsmaatregelen voldoen aan de relevante standaarden.

  1. Hoe gaan wij om met datalekken?

Bij een datalek kunnen persoonsgegevens ergens terecht komen waar ze niet behoren. Wij melden datalekken aan uw werkgever en uw werkgever aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit doen wij niet als er voor u of uw werkgever geen risico is. FRANK informeert u en uw werkgever ook. Dat doet FRANK als dat nodig is met het oog op de risico’s die u zou kunnen lopen. Risico’s zijn bijvoorbeeld identiteitsdiefstal of fraude. FRANK geeft u en uw werkgever dan informatie over wat er is gebeurd en wat dat voor gevolgen heeft of kan hebben. Ook vertelt FRANK u over de maatregelen die wij hebben genomen om de eventuele nadelige gevolgen te beperken.

  1. Wat kunt u aan FRANK vragen met betrekking tot uw persoonsgegevens?

Hieronder leest u wat u aan FRANK kunt vragen met betrekking tot uw persoonsgegevens. De wet bepaalt of FRANK aan uw vraag kunnen meewerken. U moet er daarom rekening mee houden dat FRANK u niet altijd kunnen helpen.

U kunt uw vraag stellen aan uw werkgever die deze dan weer stelt aan FRANK. FRANK beantwoordt de vraag van uw werkgever zo snel mogelijk. Uw werkgever beantwoord daarmee uw vraag. Aan de behandeling van een vraag zijn geen kosten verbonden, tenzij de beantwoording een uitzonderlijke last voor FRANK vormt. Daar zou bijvoorbeeld sprake van zijn als uw werkgever een vraag binnen korte tijd steeds herhaalt. FRANK zal uw werkgever van tevoren informeren als wij kosten in rekening brengen.

Verbetering of aanvulling van persoonsgegevens

U kunt uw werkgever vragen persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen als ze niet juist of niet volledig zijn. Uw werkgever zal dit op haar beurt aan FRANK vragen.

Inzage van persoonsgegevens

U kunt uw werkgever vragen uw persoonsgegevens in te zien en daarvan een kopie te ontvangen. Ook kunt u uw werkgever vragen om informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken (zoals de doeleinden van die verwerkingen en de categorieën van persoonsgegevens). Uw werkgever zal dit op haar beurt aan FRANK vragen.

Verwijderen van persoonsgegevens

U kunt uw werkgever vragen persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit kan bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn of als u uw toestemming voor het gebruiken van de persoonsgegevens heeft ingetrokken. Uw werkgever zal dit op haar beurt aan FRANK vragen.

Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens

U kunt bij uw werkgever bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Dit kan alleen als FRANK een verwerking baseert op de wettelijke grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ (in het onderdeel ‘Waarvoor verwerkt FRANK persoonsgegevens?’ is vermeld als daar sprake van is), als sprake is van directe marketing of als de persoonsgegevens worden verwerkt voor statistieken.

Beperken van de verwerking

U kunt uw werkgever vragen de verwerking van persoonsgegevens tijdelijk te pauzeren. Uw werkgever zal dit op haar beurt aan FRANK vragen. Dit kan bijvoorbeeld als FRANK op uw verzoek bekijkt of persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn of als FRANK persoonsgegevens verwerken zonder dat FRANK dat mocht. Ook kunt u dit vragen als u de gegevens nodig denkt te hebben voor een juridische procedure of als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking.

  1. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

FRANK verwerkt persoonsgegevens om verschillende redenen. Hieronder is daarover meer te lezen.

Gebruiker worden

Voordat een persoon gebruiker bij FRANK wordt, heeft zijn werkgever een gebruiksrecht aangeschaft ten behoeve van een medewerker voor een bepaalde periode. De werkgever geeft aan FRANK de emailgegevens van de toekomstige gebruikers en FRANK maakt een e-mail aan met een activatielinkje. Namens uw werkgever distribueert FRANK deze activatielinkjes aan de toekomstige gebruikers. De gebruiker download de app, activeert de app door een click op het linkje. Dan wordt gevraagd om de voorwaarden uitdrukkelijk te accepteren.

Gebruiker zijn

Ook tijdens de relatie met de gebruiker verwerkt FRANK persoonsgegevens van de gebruiker.

Om contact te kunnen hebben met de gebruiker

Tijdens de relatie met de gebruiker heeft FRANK mogelijk contact met de gebruiker. Bijvoorbeeld per e-mail, via de applicatie (app) of door gebruik te maken van een chatfunctie op de app. Voor dat contact gebruiken we persoonlijke identificatiegegevens. FRANK  mag deze persoonsgegevens verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met onze gebruikers.

Uitvoering geven aan de overeenkomst

FRANK verwerkt persoonsgegevens om de overeenkomst met de werkgever na te komen. FRANK heeft persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig om u een activatielinkje te sturen, bij het uitvoeren van analyses en presentaties of om de gebruiker te adviseren.

Voor training en kwaliteitsdoeleinden

FRANK kan de inhoud van email- en chatverkeer met gebruikers vastleggen voor training en kwaliteitsdoeleinden. Gebruikers worden hierover vooraf geïnformeerd. De inhoud van de communicatie wordt vastgelegd om onze medewerkers op te leiden en te begeleiden in het contact met gebruikers. FRANK mag hiervoor persoonsgegevens verwerken omdat het in ons gerechtvaardigd bedrijfsbelang is de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Een gebruiker kan om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit belang. In het onderdeel ‘Recht van bezwaar’ is hier meer over te lezen.

De relatie tussen de gebruiker/werkgever en FRANK is of wordt beëindigd

Als de relatie met de gebruiker/werkgever is of wordt beëindigd, bewaren we verzamelde persoonsgegevens geanonimiseerd en onomkeerbaar encrypt (artikel 29 werkgroep) . Dit kan voor benchmark activiteiten, voor interne analyses of voor de afwikkeling van de overeenkomst en de relatie. U kunt om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit belang. In het onderdeel ‘Recht van bezwaar’ is hier meer over te lezen.

Voor promotie en marketing

Onze activiteiten op het gebied van promotie en marketing bestaan uit het werven van nieuwe hoofdgebruikers (werkgevers) en het bestendigen van de relatie met bestaande gebruikers.

Analyses en onderzoeken

FRANK verwerkt persoonsgegevens voor analyses en onderzoeken. Deze analyses en onderzoeken hebben tot doel onze producten en diensten te ontwikkelen en verbeteren en onze gebruikers beter van dienst te zijn.

Voor het ontwikkelen en verbeteren van producten/diensten en voor een betere gebruikersbediening

FRANK streeft ernaar om onze producten en diensten zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de behoeften van gebruikers. Daarom ontwikkelen en verbeteren we onze producten en diensten regelmatig. Om te bepalen hoe FRANK dat het beste kan doen analyseren we het gebruik van producten en diensten. Waar dat mogelijk is gebruiken we daarbij geen persoonsgegevens maar geanonimiseerde gegevens. Als dat niet kan, gebruiken we persoonsgegevens die we van gebruikers hebben gekregen, zoals persoonlijke identificatiegegevens, input-gegevens en gegevens over producten en diensten. Wij mogen persoonsgegevens verwerken voor dit doel omdat het in het belang van ons en de gebruiker is om onze producten en diensten te verbeteren en onze gebruiker beter van dienst te zijn. Gebruikers kunnen om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit belang. In het onderdeel ‘Recht van bezwaar’ is hier meer over te lezen.

We verrichten ook gebruikersonderzoek door middel van enquêtes en interviews voor dit doel. Hierbij worden persoonsgegevens verwerkt zoals persoonlijke identificatiegegevens en gegevens over producten en diensten. Deze persoonsgegevens worden verwerkt met toestemming van de gebruiker. Toestemming kan op ieder moment eenvoudig worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht; de gegevensverwerking tot het moment van intrekking is rechtmatig.

  1. Verstrekken wij persoonsgegevens aan derde partijen?

FRANK verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden.

Ondersteuning bedrijfsvoering

Mogelijk schakelt FRANK derde partijen in die ons ondersteunen in onze bedrijfsvoering en daarom voor ons persoonsgegevens verwerken. Deze partijen heten (sub)verwerkers. Ook schakelt FRANK weleens derde partijen in voor gebruikersonderzoek. Met deze derde partijen maakt FRANK afspraken om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens in voldoende mate zijn beschermd. FRANK kiest deze derde partij pas na zorgvuldig onderzoek. FRANK eist dat uw persoonsgegevens ook bij die derden veilig zijn. FRANK mag persoonsgegevens aan derden verstrekken ter ondersteuning van onze bedrijfsvoering omdat het in ons gerechtvaardigd belang is onze bedrijfsvoering te optimaliseren.

  1. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

FRANK hanteert maximale termijnen voor het bewaren van persoonsgegevens. Deze termijnen zijn opgenomen in de tabel in bijlage 2. Na het verstrijken van de maximale bewaartermijnen worden persoonsgegevens vernietigd.

  1. Verwerkt FRANK ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens?

Frank verwerkt geen bijzondere categorieën van gegevens.

  1. Cookies

In ons cookiestatement op www.everybodyfrank.com/cookies-bij-frank leest u hoe FRANK om gaat met uw persoonsgegevens die wij verwerken met cookies.

  1. Heeft u vragen of klachten?

Voor algemene vragen of klachten in verband met dit Privacy Statement kunt u via email contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van uw werkgever. Als u vindt dat uw rechten door FRANK zijn geschonden, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Met andere vragen kunt u contact opnemen met FRANK helpdesk. U bereikt ons op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur.

Vanuit Nederland: +31 20 8223793

E-mail: info@everybodyfrank.com

  1. Waar kan ik meer informatie vinden over privacy?

Meer algemene informatie over privacy is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Bijlage 1. Categorieën persoonsgegevens die mogelijk verwerkt kunnen worden

Hieronder staan de categorieën van persoonsgegevens die wij kunnen verwerken. In het Privacy Statement is uitgelegd waarvoor we deze persoonsgegevens mogelijk kunnen verwerken en op basis waarvan.

Categorie persoonsgegevens Voorbeeld
Persoonlijke identificatiegegevens Naam, e-mailadres, telefoonnummer
Persoonlijke kenmerken Werkgever, Branche, Functie, Kantoorlocatie, Team, Divisie, Rapportagelijn, Leeftijd, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, beroep, opleiding, persoonlijke interesses,
Elektronische identificatiegegevens IP-adres, cookies
Communicatiegegevens Contacten via e-mail, app, vastleggingen van gesprekken over producten en diensten, vastleggingen van klachten en vragen

 

Bijzondere persoonsgegevens Gegevens genoemd in artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

 

Overige persoonsgegevens e-mailadres en activatielinkje

Bijlage 2. Bewaartermijnen

Soort gegeven Bewaartermijn
Persoonsgegevens met betrekking tot gebruiker 3 maanden na beëindiging relatie
Geanonimiseerde en onomkeerbare encrypte Persoonsgevens (artikel 27 Werkgroep) > 10 jaar
Gegevens voor analyses, presentaties en adviezen 3 maanden na beëindiging relatie
Antwoorden op de vragen 3 maanden na beëindiging relatie

De bovenstaande genoemde bewaartermijnen kunnen alleen worden verlengd, als na het verstrijken van de genoemde bewaartermijn sprake is van een lopende klacht, procedure of (strafrechtelijk of toezichtrechtelijk) onderzoek met betrekking tot de (ex-)relatie. Op persoonsgegevens die zijn opgeslagen bij derde partijen zijn dezelfde genoemde bewaartermijnen van toepassing. In ons cookiestatement vindt u de bewaartermijnen die worden gehanteerd door de verschillende cookies.