Met de resultaten van een MTO doe je zes dingen: je leest ze goed, je deelt ze, je bespreekt ze in de teams, je kiest een paar acties, je laat zien wat je hebt gedaan en je meet opnieuw. Het invullen van de vragenlijst is het makkelijke deel. Wat je daarna met de uitkomsten doet, bepaalt of je medewerkerstevredenheidsonderzoek iets oplevert.
En eerlijk is eerlijk: daar gaat het vaak mis. Het rapport komt binnen, de directie bladert het door, er volgt een mail met “dank voor jullie deelname” en daarna blijft het stil. Tot de volgende meting, waarbij de respons opvallend lager is. Een MTO zonder opvolging is als een huisarts die bloed prikt en je nooit belt over de uitslag.
In dit artikel lees je per stap wat je doet, welke vragen je in het teamgesprek stelt en welke valkuilen je beter kunt vermijden.
Stap 1: Lees de resultaten met de juiste bril
Kijk bij de resultaten van een MTO naar patronen, niet naar losse cijfers. Een 6,4 op werkdruk zegt weinig. Dezelfde 6,4 in een team dat een halfjaar geleden nog een 7,5 scoorde, zegt een heleboel.
Drie vergelijkingen helpen je om die patronen te zien:
- Teams naast elkaar: welk team wijkt duidelijk af van het gemiddelde van de organisatie, naar boven of naar beneden?
- Over de tijd: wat gaat langzaam omhoog of omlaag? Een dalende lijn is een vroeg signaal.
- Energie erbij en energie eraf samen: kijk niet alleen naar wat energie kost, zoals werkdruk, maar ook naar wat energie geeft, zoals steun van collega’s en autonomie.
Die laatste vergelijking is de belangrijkste. Volgens het Job Demands-Resources model is een hoge werkdruk op zich geen probleem, zolang mensen genoeg energie uit hun werk halen. Pas als de balans doorslaat, ontstaat er risico.
| Wat je ziet | Wat het betekent | Wat je doet |
|---|---|---|
| Hoge werkdruk, veel energiebronnen | Het is druk, maar mensen kunnen het aan | Houd herstel in de gaten |
| Hoge werkdruk, weinig energiebronnen | Risico op uitval en vertrek | Hier begin je |
| Lage werkdruk, weinig energiebronnen | Kans op afhaken en verveling | Kijk naar uitdaging en ontwikkeling |
| Lage werkdruk, veel energiebronnen | Het gaat goed | Leer ervan en deel wat werkt |
Vergeet daarbij niet te kijken naar wat goed gaat. Teams die hoog scoren, laten zien wat in jouw organisatie werkt. Die kennis is minstens zo waardevol als de verbeterpunten. Bij Everybody Frank noemen we dat amplitie: versterken wat al goed gaat. Snap je niet waarom een team ergens laag op scoort? Ga dan niet gokken. Met een kort verdiepingsonderzoek stel je een paar gerichte vragen over dat ene thema, en weet je binnen een paar weken wat erachter zit.
Stap 2: Deel de resultaten met iedereen
Deel de resultaten van een MTO met de hele organisatie, niet alleen met de directie en HR. Medewerkers hebben de vragen ingevuld. Ze willen ook weten wat eruit kwam.
Iedereen kijkt daarbij met een eigen vraag naar dezelfde data:
- De directie ziet de trends in de hele organisatie en gebruikt die voor strategische keuzes.
- Leidinggevenden zien hoe hun eigen team ervoor staat.
- Medewerkers zien hoe de organisatie en hun team scoren. Bij Everybody Frank zien ze ook hun eigen antwoorden terug. Zo ontdekken ze zelf wat hen energie geeft en wat energie kost.
Houd de resultaten wel anoniem. Laat alleen uitkomsten zien van groepen die groot genoeg zijn, zodat niemand herkenbaar is. En wacht niet te lang met delen. Hoe langer het stil blijft, hoe meer mensen denken dat er toch niks mee gebeurt.
Stap 3: Bespreek de uitkomsten eerst in de teams
Bespreek de resultaten eerst in de teams, en pas daarna op het niveau van de organisatie. In het team weten mensen precies wat er achter een score zit, en daar maak je ook het meeste verschil. Een organisatiebreed actieplan dat niemand in de teams herkent, blijft op papier staan.
Het teamgesprek heeft twee doelen. Je wilt begrijpen wat er achter de uitkomsten zit, en je wilt samen oplossingen bedenken. Gebruik daarvoor deze opzet:
- Begin met wat goed gaat. Dat zet de toon. Het gesprek gaat over verbeteren, niet over schuld.
- Laat twee of drie opvallende uitkomsten zien. Niet alle twintig grafieken. Kies wat het meest afwijkt.
- Vraag of het team zich erin herkent. “Klopt dit met hoe jullie het ervaren?”
- Vraag wat erachter zit. “Wat maakt dat de werkdruk zo hoog voelt? Wanneer merk je dat het meest?”
- Vraag wat zou helpen. “Wat kunnen we zelf veranderen? En waar hebben we de organisatie voor nodig?”
- Kies samen één tot drie acties. Met een eigenaar en een datum.
Leidinggevenden vinden dit gesprek soms spannend, zeker als hun team laag scoort. Een lage score voelt al snel als een onvoldoende op je eigen rapport. Maar zo werkt het niet. Een lage score vertelt wat het team nodig heeft, niet wat de leidinggevende fout doet. Wie nieuwsgierig reageert in plaats van zich te verdedigen, krijgt de eerlijkste antwoorden. Zijn de uitkomsten gevoelig, bijvoorbeeld bij ongewenst gedrag of een laag cijfer voor de leidinggevende zelf? Laat het gesprek dan leiden door iemand van HR of een externe begeleider.
Stap 4: Kies een paar acties, niet alles tegelijk
Kies na een MTO per team één tot drie acties, en niet meer. Wie alle verbeterpunten tegelijk aanpakt, maakt bij geen enkel punt echt verschil. Bovendien verliezen mensen het overzicht, en daarmee hun motivatie.
Twee vragen helpen je kiezen:
- Hoeveel impact heeft het? Raakt het veel mensen, en heeft het veel invloed op hun energie?
- Hoe snel kun je het regelen? Is het iets wat het team volgende week kan veranderen, of is er een lang traject voor nodig?
Begin met een actie die veel impact heeft en snel te regelen is. Zo zien mensen meteen dat er iets gebeurt. Kies daarnaast één punt dat meer tijd kost, maar waar het echt om draait. Maak de acties ook concreet. “Betere communicatie” is geen actie. “Elke maandag een teamstart van een kwartier, waarin iedereen vertelt waar hij mee bezig is” wel. En maak onderscheid tussen wat het team zelf kan oppakken en wat de organisatie moet regelen, zoals structurele werkdruk of beleid.
Stap 5: Laat zien wat je hebt gedaan
Laat medewerkers na een MTO zien wat er met hun antwoorden is gebeurd. Dat kan in één zin: “Jullie zeiden dit, en daarom doen we nu dat.” Vertel het in het teamoverleg, op intranet of in een korte update van de directie.
Vertel ook wat niet lukt, en waarom. Medewerkers snappen best dat niet alles kan. Wat ze niet snappen, is stilte. Teams die zien dat hun antwoorden tot iets leiden, vullen de volgende vragenlijst eerlijker en vaker in. Teams die niets terughoren, haken af.
Stap 6: Meet opnieuw, en blijf meten
Of je acties werken, zie je pas als je opnieuw meet. Meet je één keer per jaar, of zelfs eens in de twee of drie jaar, dan weet je bij de volgende meting niet meer welke actie wat heeft gedaan. Er is in de tussentijd simpelweg te veel veranderd.
Met continu meten zie je het effect van je acties vrijwel direct. Medewerkers beantwoorden dan elke week een paar korte vragen, en jij ziet of de lijn na een actie omhoog gaat. Zo stuur je bij terwijl het nog zin heeft. Meer over deze aanpak lees je op onze pagina over het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO).
Wil je nog een stap verder? Leg de resultaten dan naast je verzuim- en verloopcijfers. Dan zie je welke factoren in jouw organisatie samenhangen met uitval en vertrek. Hoe dat werkt, lees je in ons artikel over HR-analytics.
Vijf valkuilen waardoor MTO-resultaten in de la verdwijnen
De meeste MTO’s mislukken niet door de vragenlijst, maar door wat er daarna gebeurt. Deze vijf valkuilen kom je het vaakst tegen.
| Valkuil | Wat je wél doet |
|---|---|
| Het rapport blijft bij de directie | Deel de resultaten binnen een paar weken met alle teams |
| Alles tegelijk willen verbeteren | Kies per team één tot drie acties |
| Acties blijven vaag | Maak ze concreet, met een eigenaar en een datum |
| Leidinggevenden schieten in de verdediging | Begin bij wat goed gaat en stel vragen in plaats van conclusies te trekken |
| Niemand hoort wat er met de antwoorden gebeurde | Koppel terug: "jullie zeiden, wij deden" |
Herken je er een paar? Dan weet je meteen waar je bij de volgende meting kunt beginnen. En weet je nog niet goed welke vragen je wilt stellen, kijk dan eens naar onze MTO vragenlijst met 44 voorbeeldvragen.
Van resultaten naar gesprek, zonder rapport van veertig pagina's
Met Everybody Frank hoef je niet te wachten op een dik rapport. Medewerkers beantwoorden elke week een paar korte vragen in de app. HR en directie zien de trends per team op een dashboard, leidinggevenden krijgen een eigen teamrapportage om te bespreken en medewerkers zien hun eigen antwoorden terug. Zo heb je altijd actuele resultaten, en zie je meteen of je acties werken.
Benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen helpen?
In 15 minuten laten we je zien wat continu inzicht voor je HR-beleid betekent. Geen verkooppraatje, gewoon kennismaken en kijken of het klikt. Gratis en vrijblijvend.
Veelgestelde vragen over de resultaten van een MTO
Wat doe je met de resultaten van een MTO?
Je leest de resultaten op patronen, deelt ze met iedereen, bespreekt ze eerst in de teams, kiest per team een paar concrete acties, laat zien wat je hebt gedaan en meet opnieuw. Zo wordt een rapport een verbetering die medewerkers ook echt merken.
Moet je de resultaten van een MTO delen met medewerkers?
Ja. Medewerkers hebben de vragen ingevuld en willen weten wat eruit kwam. Delen laat zien dat je hun antwoorden serieus neemt. Houd de uitkomsten wel anoniem door alleen resultaten te tonen van groepen die groot genoeg zijn.
Hoe snel moet je de resultaten van een MTO bespreken?
Zo snel mogelijk, het liefst binnen een paar weken. Hoe langer het stil blijft, hoe meer medewerkers denken dat er niks met hun antwoorden gebeurt. Dat merk je terug in een lagere respons bij de volgende meting.
Wie bespreekt de MTO-resultaten met het team?
Meestal de leidinggevende, omdat die het team het beste kent. Zijn de uitkomsten gevoelig, bijvoorbeeld bij ongewenst gedrag of een lage score voor de leidinggevende zelf, laat het gesprek dan leiden door iemand van HR of een externe begeleider.
Hoeveel acties kies je na een MTO?
Kies per team één tot drie acties. Begin met een actie die veel impact heeft en snel te regelen is, en kies daarnaast één punt dat meer tijd kost. Wie alles tegelijk aanpakt, maakt nergens echt verschil.
Wat doe je als de resultaten van een MTO tegenvallen?
Blijf nieuwsgierig en ga het gesprek aan. Een lage score is geen oordeel, maar een signaal over wat een team nodig heeft. Kijk ook naar wat wél goed gaat, want daar zit vaak de oplossing voor de rest.
Hoe weet je of je acties na een MTO werken?
Door opnieuw te meten. Met een jaarlijkse meting weet je achteraf niet welke actie wat deed. Meet je continu, dan zie je vrijwel direct of de lijn na een actie omhoog gaat.
