Nee, een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) is in Nederland niet wettelijk verplicht. Geen enkele wet zegt dat je als werkgever een MTO moet houden. Wel moet je volgens de Arbowet beleid voeren om werkdruk en andere psychosociale risico’s te voorkomen. En dat beleid onderbouwen zonder te meten hoe het met je mensen gaat? Dat is als een dieet volgen zonder ooit op de weegschaal te staan.
In dit artikel lees je wat de wet wél van je vraagt, waarom een MTO je helpt om daaraan te voldoen en waar je op let als je gaat meten. Denk aan de ondernemingsraad, privacy en anonimiteit. Onderaan vind je een korte checklist.
Wat zegt de wet over medewerkerstevredenheidsonderzoek?
De wet noemt het medewerkerstevredenheidsonderzoek nergens. Je bent dus vrij om te kiezen of je het doet, hoe vaak en in welke vorm. Maar de wet verplicht je wel tot een aantal dingen die heel dicht in de buurt komen. Die verplichtingen staan vooral in de Arbeidsomstandighedenwet, kortweg de Arbowet.
Het gaat om drie verplichtingen:
- Beleid tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Volgens artikel 3 van de Arbowet moet je als werkgever beleid voeren om PSA te voorkomen of te beperken. PSA gaat over werkdruk, werkstress en ongewenst gedrag zoals pesten, intimidatie en discriminatie.
- Een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) met plan van aanpak. Volgens artikel 5 van de Arbowet breng je de risico’s in je organisatie in kaart. PSA hoort daar ook bij. In het plan van aanpak staat wat je doet om die risico’s te verkleinen en wanneer.
- Een preventief medisch onderzoek (PMO) aanbieden. Volgens artikel 18 van de Arbowet bied je medewerkers regelmatig een onderzoek aan naar gezondheidsrisico’s van hun werk. Aanbieden is verplicht, meedoen is vrijwillig. Het verschil tussen een PMO en een MTO lees je in ons artikel PMO en MTO.
Meer over werkdruk en werkstress als risico lees je in onze kennisbank over psychosociale arbeidsbelasting.
Hoe helpt een MTO je om aan de Arbowet te voldoen?
en MTO is een van de makkelijkste manieren om je PSA-beleid te onderbouwen. In je RI&E moet je namelijk laten zien welke risico’s er zijn. Met een vragenlijst over werkdruk, werkstress en ongewenst gedrag krijg je daar concreet zicht op, per team of afdeling. Daarna help je jezelf ook bij de volgende stap. In je plan van aanpak spreek je acties af, zoals een andere roosterplanning of een training voor leidinggevenden. Meet je na een paar maanden opnieuw? Dan zie je of die acties iets opleveren. Zo wordt je RI&E geen document dat in een la verdwijnt, maar iets waar je echt mee werkt.
Er is nog een praktisch voordeel. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan controleren of je PSA-beleid voert. Met meetgegevens en een plan van aanpak laat je dan zwart-op-wit zien dat je ermee bezig bent. Welke vorm van meten daarbij past, lees je in ons overzicht van soorten medewerkerstevredenheidsonderzoeken.
Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij een MTO?
Ja, in veel gevallen heeft de ondernemingsraad (OR) instemmingsrecht bij een MTO. Dat staat in artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De OR moet instemmen met regelingen over arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim (lid 1 onder d). Daarnaast geldt instemmingsrecht bij regelingen over het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers (lid 1 onder k).
Een MTO valt hier vaak onder, zeker als het onderdeel is van je arbobeleid of als je persoonsgegevens verwerkt. Het instemmingsrecht gaat over de opzet: welke vragen je stelt, hoe je meet en wat er met de gegevens gebeurt. Het gaat dus niet over de uitkomsten.
Heb je een OR? Betrek die dan vroeg. Dat is niet alleen netjes, het helpt ook. Een OR die achter het onderzoek staat, is je beste ambassadeur. Die vertelt collega’s dat het veilig is om eerlijk te antwoorden, en dat merk je aan de respons.
Wat zegt de AVG over een medewerkerstevredenheidsonderzoek?
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt zodra je persoonsgegevens verwerkt. Bij een MTO is dat bijna altijd zo, ook als de resultaten anoniem worden getoond. Je hebt namelijk e-mailadressen nodig om de vragenlijst te versturen, of gegevens als afdeling en leeftijd om resultaten per groep te tonen.
Let daarom op deze punten:
- Kies de juiste grondslag. Toestemming lijkt logisch, maar is in een werkrelatie lastig. Een medewerker voelt zich niet altijd vrij om nee te zeggen tegen zijn werkgever. Veel organisaties gebruiken daarom het gerechtvaardigd belang als grondslag. Laat dit vastleggen door je privacyfunctionaris of jurist.
- Informeer medewerkers. Vertel vooraf welke gegevens je verzamelt, waarom, wie de resultaten ziet en hoe lang je ze bewaart.
- Bescherm de anonimiteit. Toon resultaten alleen voor groepen die groot genoeg zijn. Zo kun je antwoorden niet terugleiden naar één persoon.
- Sluit een verwerkersovereenkomst. Laat je het MTO uitvoeren door een externe partij? Dan leg je in een verwerkersovereenkomst vast hoe die partij met de gegevens omgaat.
- Wees voorzichtig met gezondheidsgegevens. Vragen over gezondheid vallen onder bijzondere persoonsgegevens, met strengere regels. Vraag bij twijfel of een DPIA (een privacyrisicoanalyse) nodig is.
Waarom zou je een MTO doen als het niet hoeft?
Omdat je anders gokt. Zonder meting weet je pas dat het mis is als iemand ziek thuis zit of zijn ontslag indient. En dan ben je te laat. Een vertrekkende medewerker kost je bovendien flink, zoals je leest in ons artikel over wat personeelsverloop je écht kost.
Met een MTO zie je eerder waar energie weglekt en waar het juist goed gaat. Je kunt gericht bijsturen per team, in plaats van overal hetzelfde beleid over uit te storten. En je laat medewerkers zien dat hun mening ertoe doet, zolang je ook iets doet met de uitkomsten. Hoe je van een rapport naar echte acties komt, lees je in ons stappenplan resultaten MTO: van rapport naar actie.
Checklist: een MTO juridisch goed opzetten
Ga je een MTO opzetten? Loop dan deze punten na:
- Bepaal wat je wilt meten en koppel het aan je RI&E en PSA-beleid.
- Betrek de OR vroeg en vraag instemming op de opzet.
- Leg de AVG-grondslag vast met je privacyfunctionaris of jurist.
- Spreek een minimale groepsgrootte af voor rapportages.
- Sluit een verwerkersovereenkomst met je leverancier.
- Informeer medewerkers vooraf over doel, privacy en wie wat ziet.
- Spreek af wat je met de resultaten doet en wanneer je terugkoppelt.
Zoek je nog goede vragen voor je onderzoek? Bekijk dan onze MTO vragenlijst met 44 voorbeeldvragen.
Geen verplichting, wel een slimme zet
Een MTO hoeft niet, maar het maakt je arbobeleid een stuk concreter. Everybody Frank meet werkbeleving continu, met korte vragen over werkgeluk en werkstress. Zo heb je altijd actuele input voor je RI&E en zie je direct of je acties werken. Benieuwd hoe dat er in jouw organisatie uitziet?
Benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen helpen?
In 15 minuten laten we je zien wat continu inzicht voor je HR-beleid betekent. Geen verkooppraatje, gewoon kennismaken en kijken of het klikt. Gratis en vrijblijvend.
Veelgestelde vragen over MTO en wetgeving
Is een medewerkerstevredenheidsonderzoek wettelijk verplicht?
Nee, geen enkele Nederlandse wet verplicht werkgevers tot een MTO. Wel moet je volgens de Arbowet beleid voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting, zoals werkdruk en ongewenst gedrag. Een MTO helpt je om dat beleid te onderbouwen.
Wat is wel verplicht voor werkgevers op het gebied van werkbeleving?
Volgens de Arbowet moet je beleid voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting en een RI&E met plan van aanpak hebben. Ook moet je medewerkers regelmatig een preventief medisch onderzoek (PMO) aanbieden. Meedoen aan een PMO is voor medewerkers vrijwillig.
Moet de ondernemingsraad instemmen met een MTO?
In veel gevallen wel. Volgens artikel 27 van de WOR heeft de OR instemmingsrecht bij regelingen over arbeidsomstandigheden en over het verwerken van persoonsgegevens. Een MTO valt daar vaak onder. Het instemmingsrecht gaat over de opzet van het onderzoek, niet over de uitkomsten.
Hebben medewerkers toestemming nodig om mee te doen aan een MTO?
Toestemming is in een werkrelatie meestal geen goede grondslag onder de AVG, omdat medewerkers zich niet altijd vrij voelen om nee te zeggen. Veel organisaties gebruiken daarom het gerechtvaardigd belang. Meedoen aan een MTO is wel altijd vrijwillig.
Is een MTO anoniem?
Dat hangt af van de opzet. Bij een goed MTO zie je alleen resultaten van groepen die groot genoeg zijn, zodat je antwoorden niet kunt terugleiden naar één persoon. Spreek die minimale groepsgrootte vooraf af en vertel medewerkers wie wat te zien krijgt.
Heb je een verwerkersovereenkomst nodig voor een MTO?
Ja, als een externe partij het MTO voor je uitvoert en daarbij persoonsgegevens verwerkt. In de verwerkersovereenkomst leg je vast hoe die partij met de gegevens omgaat, hoe ze worden beveiligd en hoe lang ze worden bewaard.
Kan de Arbeidsinspectie controleren op werkdruk en werkstress?
Ja, de Nederlandse Arbeidsinspectie kan controleren of je beleid voert tegen psychosociale arbeidsbelasting. Een actuele RI&E met plan van aanpak is daarbij belangrijk. Meetgegevens uit een MTO helpen je om te laten zien dat je dat beleid ook echt uitvoert.
