"We waren klaar met rapporten die niemand meer las. Nu staat werkbeleving elke dag op de agenda."
Hoe Gemeente Rheden als eerste gemeente aansloot op Everybody Frank en hoe dat werkbeleving veranderde van een jaarlijks meetmoment naar een doorlopend gesprek. Van werkvloer tot directie.
475
medewerkers
75%
adoptie in jaar 1
3 niveaus
directie – team – individu
De situatie vóór Everybody Frank
Hoog verzuim, hoge werkdruk en rapporten die in een la verdwenen.
Gemeente Rheden telt zo’n 475 medewerkers. Loyaal, betrokken en werkzaam in een organisatie waar werkdruk en werkstress geen uitzondering zijn, maar dagelijkse realiteit. Medewerkers die alles geven voor de inwoners van de gemeente en daarbij soms te veel van zichzelf vragen. Maar ook betrokken medewerkers die werken vanuit hun vakbekwaamheid en omdat ze betekenisvol werk kunnen doen voor de inwoner.
De werkbeleving werd jarenlang gemeten via een uitgebreid jaarlijks medewerkersonderzoek. Het patroon was altijd hetzelfde: een dikke rapportage, een ronde langs alle lagen van de organisatie, plannen van aanpak die werden geschreven, maar vervolgens ook van de radar verdwenen.
De conclusie was helder: dit werkte niet. “Je worstelt altijd met: wat haal je nou écht uit zo’n rapportage? En dan de doorlooptijd, tegen de tijd dat je in gesprek gaat over de uitkomsten, is de context alweer veranderd.” Gemeente Rheden ging op zoek naar iets anders. Een aanpak die werkbeleving niet één keer per jaar meet, maar continu inzichtelijk maakt.
Hendrien Prummel
Adviseur Veiligheid & Gezondheid | Intern vertrouwenspersoon
Gemeente - Overheid
“Je worstelt altijd met: wat haal je nou écht uit zo’n rapportage? En dan de doorlooptijd, tegen de tijd dat je in gesprek gaat over de uitkomsten, is de context alweer veranderd.”
— Hendrien Prummel, adviseur Veiligheid & Gezondheid, Gemeente Rheden
De keuze voor Everybody Frank
Experimenteren als kernwaarde en een onbekende naam die toch won.
Gemeente Rheden nodigde meerdere partijen uit. Bekende namen, bewezen concepten en Everybody Frank. Op dat moment nog geen vaste speler in gemeenteland, maar met een aanpak die precies aansloot op waar Gemeente Rheden naar zocht: continue meting, een realtime dashboard en werkbeleving als dagelijks gesprek. “Experimenteren is één van onze kernwaarden. Everybody Frank paste daar mooi bij. Gewoon iets nieuws proberen, op een andere manier” aldus Hendrien.
Gemeente Rheden tekende en werd daarmee de eerste gemeente die aansloot op het Everybody Frank-platform. Een primeur, met alles wat daarbij hoort. De start met Everybody Frank viel ook mooi samen met de verhuizing naar een prachtig nieuw gemeentehuis. Echt een frisse start dus.
“Experimenteren is één van onze kernwaarden. Everybody Frank paste daar mooi bij. Gewoon iets nieuws proberen, op een andere manier.”
— Hendrien Prummel
De implementatie
Pionieren gaat niet zonder slag of stoot en dat is oké.
Eerlijk is eerlijk: de implementatie was zwaarder dan verwacht. Gemeentes stellen strengere eisen op het gebied van privacy en security dan de meeste organisaties waarmee Everybody Frank tot dan toe had gewerkt. Er waren certificeringen die nog niet op orde waren (nu wel!). Het traject vergde meer tijd en meer doorzettingsvermogen van beide kanten.
Maar we kwamen er doorheen. En Gemeente Rheden heeft daarmee de weg geplaveid voor de gemeentes die volgden.
Tip van Hendrien voor andere gemeentesNeem vanaf dag één iemand van privacy, security of ICT mee in je projectgroep. Dan tackle je dat soort zaken veel sneller en loop je niet halverwege de implementatie tegen verrassingen aan. Het resultaat
Van papieren tijger naar dagelijks stuurinstrument.
Waar teammanagers voorheen moesten wachten op een jaarrapport, zien ze nu in één oogopslag wat er speelt in hun team. Niet als momentopname, maar continu. Dat verandert de manier van werken fundamenteel.
“We zien nu bijvoorbeeld binnen een afdeling de werkdruk stijgen en het werkgeluk dalen en we kunnen dat koppelen aan een manager die langdurig afwezig is. Dat soort inzicht geeft richting. Daar kun je op sturen, in plaats van achteraf te constateren dat het fout is gegaan.”
Werkbeleving staat nu op drie niveaus op de agenda: in directieoverleggen, in teamgesprekken én in individuele functioneringsgesprekken. Leidinggevenden vragen medewerkers actief wat ze zien in hun eigen dashboard, wat ze nodig hebben en hoe de organisatie hen kan ondersteunen.
Na een jaar
Geen snelle resultaten. Wel een blijvend gesprek.
Hendrien is realistisch over wat een jaar oplevert. Harde cijfers op verzuim of werkdruk? Nog niet. Verandering gaat langzaam, zeker in een organisatie die continu in beweging is. Maar er is iets veranderd dat moeilijker te meten is en minstens zo waardevol.
“Had je een eenmalige vragenlijst ingezet, dan was het gesprek langzaam weggeëbd. Nu staat werkbeleving structureel op de agenda. Bij het directieteam, bij de OR, bij teammanagers. Het is niet meer mijn onderwerp alleen. Het is een organisatiethema geworden.”
75% van de medewerkers heeft de app gedownload. En 48% vult de vragen heel trouw in. Het directieteam beschouwt werkdruk en mentale klachten inmiddels als één van de grootste organisatierisico’s. En werkbeleving is een blijvend thema binnen de organisatie.
“Had je een eenmalige vragenlijst ingezet, dan was het gesprek langzaam weggeëbd. Nu staat werkbeleving structureel op de agenda. Bij het directieteam, bij de OR, bij teammanagers. Het is niet meer mijn onderwerp alleen. Het is een organisatiethema geworden.”
– Hendrien Prummel
Herken je dit bij jouw organisatie?
Werkt jouw organisatie nog met een jaarlijks medewerkersonderzoek? Verdwijnen de rapporten in een la? Of wil je werkbeleving écht structureel op de agenda van werkvloer tot directie? Gemeente Rheden ging je voor.