"Één keer per jaar meten en dan hopen dat je het gesprek op gang krijgt, dat werkt gewoon niet. Nu gaat het gesprek vanzelf."
Hoe IMW regio Tilburg overstapte van een jaarlijkse vragenlijst naar continu inzicht in werkbeleving en hoe dat de gesprekscultuur verandert.
250
medewerkers
4
gemeenten
continu
i.p.v. 1x per jaar
De situatie vóór Everybody Frank
Een jaarlijkse vragenlijst. En dan maar afwachten.
IMW regio Tilburg ondersteunt inwoners in Tilburg en omliggende gemeenten op sociaal-maatschappelijk vlak. Van welzijn tot financiën, van relaties tot dagelijkse leefvragen. De hulpverleners staan dagelijks dicht bij mensen die het moeilijk hebben. Betrokkenheid en werkbeleving zijn in zo’n organisatie erg belangrijk.
De organisatie telt zo’n 250 medewerkers, verspreid over verschillende wijkteams in Tilburg en een aantal dorpsteams in de regio.
Werknemerstevredenheid werd gemeten via een traditionele jaarlijkse vragenlijst. Het patroon was herkenbaar: een keer per jaar een lange lijst invullen, een actieplan schrijven, en vervolgens hopen dat het iets in beweging zette.
Simone Magielse
P&O adviseur
“De zorg was altijd: als je één keer per jaar een hele lange vragenlijst afneemt dat die toch in de la verdwijnt.”
— Simone Magielse, P&O adviseur IMW regio Tilburg
De keuze voor Everybody Frank
Geen momentopname meer, maar een doorlopend gesprek.
IMW was op zoek naar iets anders. Iets dat werkbeleving niet één keer per jaar meet, maar continu inzichtelijk maakt. Via webinars en oriëntatie op de markt kwamen ze bij Everybody Frank terecht en wat ze zagen sprak aan.
De doorslag? De combinatie van laagdrempeligheid en continuïteit. Medewerkers beantwoorden korte vragen via een app. Geen lange formulieren, een minder hoge drempel. En het resultaat is niet een rapport dat je maanden later leest, maar een dashboard dat je vandaag kunt gebruiken.
“Het grote voordeel is dat het geen momentopname is, maar een doorlopend proces. Heel laagdrempelig. De manier van vragen stellen en antwoorden via de app is heel praktisch en makkelijk toepasbaar.”
— Simone Magielse
De implementatie
Al doende leren we en dat is prima.
De start was positief. Medewerkers reageerden toegankelijk op het platform en de eerste reacties waren goed. Maar zoals bij elke nieuwe aanpak: er was ook een leerperiode.
Het grootste vraagstuk was niet technisch, maar inhoudelijk: hoe interpreteer je de data goed? Wanneer grijp je in, en wanneer is het nog te vroeg? IMW had meerdere keren contact met het team van Everybody Frank om de cijfers samen te duiden en aandachtspunten te identificeren.
Eén specifieke uitdaging voor IMW: medewerkers werken in wijkteams en worden aangestuurd door teamcoördinatoren die soms niet in dienst zijn bij IMW zelf. Dat maakt sommige vragen over leidinggevenden complex om in te vullen.
Tip van Simone voor andere organisaties
Begin gewoon. Je hoeft het niet perfect te hebben voordat je start. Al doende leer je wat de data je vertelt en het contact met Everybody Frank helpt je daarin. Het resultaat
Verschillen zichtbaar, gesprekken makkelijker.
Na bijna een jaar werken met Everybody Frank ziet IMW de eerste resultaten. Geen spectaculaire cijfers, verandering gaat langzaam en het is nog te vroeg om harde conclusies te trekken. Maar er zijn twee dingen die wél al opvallen.
Ten eerste: de verschillen tussen teams worden zichtbaar. Waar sommige teams het goed doen, vraagt het thema feedback in andere teams extra aandacht. Dat soort inzicht was er vroeger niet, of pas veel te laat.
Ten tweede: de gesprekken gaan makkelijker. Thema’s als samenwerking en werkbeleving komen sneller ter sprake in team- en individuele gesprekken. Niet als jaarlijks agendapunt, maar als doorlopend onderdeel van het werk.
“Je merkt dat gesprekken over thema’s als samenwerking en werkstress makkelijker bespreekbaar worden. Dat is precies wat je wilt.”
– Simone Magielse
Na een jaar
De eerste stap is gezet. Nu verder bouwen.
Simone is realistisch over wat (bijna) een jaar oplevert. Zijn de werkgelukscores al significant gestegen? Dat is nog te vroeg om te zeggen. Maar de fundamenten liggen er.
Medewerkers voelen zich meer gehoord. Er is meer aandacht voor de thema’s die ertoe doen. En IMW staat open voor verdere verdieping met maatwerkvragen. De eerste stap is gezet, de rest volgt.
Simone raadt Everybody Frank zonder aarzeling aan bij vergelijkbare organisaties in de sociale sector. Haar boodschap is helder: “Het is een hele praktische en positieve manier om continu het werkgeluk te meten. Het geeft heel veel handvatten om daarover in gesprek te gaan met je mensen.”
“Ik zie ons niet snel teruggaan naar één vragenlijst per jaar. Er zijn duidelijk meer voordelen voor deze methode ten opzichte van de oude en traditionele aanpak.”
– Simone Magielse
Herken je dit bij jouw organisatie?
Werkt jouw organisatie nog met een jaarlijkse vragenlijst? Verdwijnt de actie daarna in een la? Of wil je werkbeleving écht continu op de agenda? IMW regio Tilburg ging je voor.