Toelichting organisatie-inrichting en mutaties verwerken
Informatiepagina voor gebruikers van het Everybody Frank Platform met HR Administratie Rol en Rechten
Met jouw HR rol ben je gemachtigd om de organisatie indeling te bekijken en mutaties van medewerkers door te voeren. Onder het organisatie icoon vind je 2 opties.
- Afdelingen
- Medewerkers.
Afdelingen, welke medewerkers zijn aan een afdeling gekoppeld?
In dit scherm zie je de hiërarchische indeling van jouw organisatie in het Everybody Frank platform. Je kan de hiërarchie helemaal uitklappen. Je ziet direct het aantal medewerkers wat aan een afdeling is gekoppeld en of deze afdeling zichtbaar is als benchmark in het persoonlijk dashboard van medewerkers in de app. Ook is het mogelijk om een nieuwe afdeling aan te maken of de naam van een afdeling te wijzigen. Let op: het wijzigen van afdelingen en namen van afdelingen kunnen (verstrekkende) gevolgen hebben voor de rapportage. Heb je twijfels wat verstandig is? Neem dan contact op de servicedesk: 085-800 1777
Wanneer je een afdeling selecteert kan je verder inzoomen op die afdeling via een aantal tabbladen.
- Tabblad Details: Bekijk per afdeling welke medewerkers (met een actief dienstverband) aan de afdeling zijn gekoppeld en beheer de benchmark mogelijkheden van die afdeling in de mobile app dashboard
- Tabblad Rapportage rechten: Bekijk en beheer de rapportage rechten van de afdeling.
- Tabblad Medewerkers: bekijk en wijzig medewerkers (met een actief dienstverband)
- Tabblad Third party mapping: Bekijk en wijzig mapping van de Personeelsinformatie systeem naar de Frank organisatie indeling. Let op! Dit geldt alleen bij een koppeling met het PI systeem.
Medewerkers:
In dit overzicht scherm zie je een overzicht van alle medewerkers met een actief dienstverband. Via de tokkel: toon historische gegevens kan je ook de medewerkers die inmiddels uitdienst zijn gemeld terugzien. Via de filters kan je eenvoudig in deze lijst filteren. Daarnaast kan je via dit scherm een aantal mutaties doorvoeren:
- Maak nieuwe medewerkers aan en stuur hen een uitnodiging met inloggegevens
- Meld een medewerker uitdienst door een einde dienstverband in te vullen.
- Geef medewerkers rapportage rechten
- Wijzigen van medewerkersgegevens (email adres, geboortedatum, achternaam etc).
Wijzigen functie of team?
Veranderd een medewerker van functie of gaat de medewerker naar een ander team? Geef dan deze mutatie door aan de servicedesk via onderstaand Excel.
Klik hier op mutatie Excel te downloaden: Format aanleveren mutaties 24-25
Handige tip voor bulk versturen van uitnodiging.
Na het aanmaken van een nieuwe medewerker kan je direct een uitnodiging versturen, maar via het overzicht scherm kan je ook meerdere medewerkers selecteren (via het selectievakje) en in één keer meerdere uitnodiging plannen en versturen.
Medewerker mutaties bij koppeling met Personeelsinformatie Systeem
Heeft jouw organisatie een koppeling met het Personeels informatie systeem? Dan hoef je mutaties niet handmatig te verwerken, maar gebeurd dat automatisch. Iedere maand voeren wij een synchronisatie uit, waarna je van een email ontvangt met het verzoek het resultaat van de synchronisatie te controleren.
Doorloop de volgende stappen
- Los ontbrekende Mappings op door de nieuwe (onbekende) afdeling uit jullie personeelsinformatiesysteem te koppelen aan de juiste afdeling binnen de afdelingsinrichting in Frank. Klik op het groene vlakje en doorloop de gevraagde stappen.
-
Let op: Wanneer er in Frank een nieuwe afdeling of functie moet worden toegevoegd, geef dit dan door aan de servicedesk via servicedesk@everybodyfrank.com.
-
-
Nieuw! Klik op ‘Reprocess failed changes’ nadat je de mappings hebt aangevuld. Hierdoor worden de wijzigingen direct opnieuw verwerkt, zonder te hoeven wachten op de volgende automatische synchronisatie.
-
Klik vervolgens op: ‘Toon overzicht’ om overige synchronisatiefouten op te lossen.
-
Procesdetails
-
Onjuiste gegevens én niet geïmporteerd: Bekijk (door te klikken op het getal ) welke gegevens foutief of ontbrekend zijn en vul deze aan in het personeelsinformatiesysteem. Deze informatie zal bij de volgende synchronisatie aangevuld worden in de MyFrank omgeving.
-
-
Tips
✅ Gebruik het set-up document voor het doorgeven van nieuwe afdelingen/functies. Voeg de nieuwe afdeling toe, arceer deze paars en geef het door aan de servicedesk én je succesmanager.
✅ Geef wijzigingen zo snel mogelijk door zodat wij deze vóór de volgende import kunnen verwerken. Dit voorkomt fouten en zorgt voor een soepele gegevensuitwisseling.
Belangrijk: Uitnodiging nieuwe medewerkers
Iedere eerste werkdag van de maand sturen wij (indien van toepassing) alle nieuwe medewerkers een uitnodiging met hun inloggegevens.
Contact en Ondersteuning
Neem gerust contact op met onze servicedesk: 📧 servicedesk@everybodyfrank.com
📞 085-800 17 77
