Toelichting organisatie-inrichting en mutaties verwerken
Informatiepagina voor gebruikers van het Everybody Frank Platform met HR Administratie Rol en Rechten
Met jouw HR rol ben je gemachtigd om de organisatie indeling te bekijken en mutaties van medewerkers door te voeren. Onder het organisatie icoon vind je 2 opties.
- Afdelingen
- Medewerkers.
Afdelingen, welke medewerkers zijn aan een afdeling gekoppeld?
In dit scherm zie je de hiërarchische indeling van jouw organisatie in het Everybody Frank platform. Je kan de hiërarchie helemaal uitklappen. Je ziet direct het aantal medewerkers wat aan een afdeling is gekoppeld en of deze afdeling zichtbaar is als benchmark in het persoonlijk dashboard van medewerkers in de app. Ook is het mogelijk om een nieuwe afdeling aan te maken of de naam van een afdeling te wijzigen. Let op: het wijzigen van afdelingen en namen van afdelingen kunnen (verstrekkende) gevolgen hebben voor de rapportage. Heb je twijfels wat verstandig is? Neem dan contact op de servicedesk: 085-800 1777
Wanneer je een afdeling selecteert kan je verder inzoomen op die afdeling via een aantal tabbladen.
- Tabblad Details: Bekijk per afdeling welke medewerkers (met een actief dienstverband) aan de afdeling zijn gekoppeld en beheer de benchmark mogelijkheden van die afdeling in de mobile app dashboard
- Tabblad Rapportage rechten: Bekijk en beheer de rapportage rechten van de afdeling.
- Tabblad Medewerkers: bekijk en wijzig medewerkers (met een actief dienstverband)
- Tabblad Third party mapping: Bekijk en wijzig mapping van de Personeelsinformatie systeem naar de Frank organisatie indeling. Let op! Dit geldt alleen bij een koppeling met het PI systeem.
Medewerkers:
In dit overzicht scherm zie je een overzicht van alle medewerkers met een actief dienstverband. Via de tokkel: toon historische gegevens kan je ook de medewerkers die inmiddels uitdienst zijn gemeld terugzien. Via de filters kan je eenvoudig in deze lijst filteren. Daarnaast kan je via dit scherm een aantal mutaties doorvoeren:
- Maak nieuwe medewerkers aan en stuur hen een uitnodiging met inloggegevens
- Meld een medewerker uitdienst door een einde dienstverband in te vullen.
- Geef medewerkers rapportage rechten
- Wijzigen van medewerkersgegevens (email adres, geboortedatum, achternaam etc).
Wijzigen functie of team?
Veranderd een medewerker van functie of gaat de medewerker naar een ander team? Geef dan deze mutatie door aan de servicedesk via onderstaand Excel.
Klik hier op mutatie Excel te downloaden: Format aanleveren mutaties 24-25
Handige tip voor bulk versturen van uitnodiging.
Na het aanmaken van een nieuwe medewerker kan je direct een uitnodiging versturen, maar via het overzicht scherm kan je ook meerdere medewerkers selecteren (via het selectievakje) en in één keer meerdere uitnodiging plannen en versturen.
Medewerker mutaties bij koppeling met Personeelsinformatie Systeem
Heeft jouw organisatie een koppeling met het Personeels informatie systeem? Dan hoef je mutaties niet handmatig te verwerken, maar gebeurd dat automatisch.
In het mutatiescherm zie je het resultaat van de synchronisatie, waarbij voor jou de belangrijkste zijn :
-
- Onjuiste gegevens (benodigde gegevens ontbreken in de import. Herstel deze gegevens in je HR Informatie systeem!)
- Ontbrekende informatie (Oorzaken: 1. Er ontbreekt een afdeling/functiegroep mapping, waardoor we niet kunnen bepalen waar een medewerker thuishoort. 2. Andere gegevens elementen zijn incorrect en moeten hersteld worden.
Tip: hoover over de procesdetails heen voor meer informatie.
Wat vragen wij van jou?
Iedere maand ontvang van je ons een bericht dat de synchronisatie met het PI systeem is geweest. Log in in de MyFrank omgeving en ga naar het medewerkersmutatiescherm.
Stap 1: Klik op: toon overzicht
Stap 2: filter via status op ontbrekende informatie en bekijk de ontbrekende mappings (afdeling, functie). Klik op de ontbrekende mapping en geef aan naar welke reeds bestaande afdeling/functie deze nieuwe naar toe gemapt moet worden. Let op! Wanneer er ook in Frank een nieuwe afdeling/functie moeten worden aangemaakt, dan moet je dit doorgeven aan de servicedesk.
Tip1: doe dit via het het set up document, hierin heb jij bij de set up de organisatiestructuur ingevoerd en de nieuwe afdeling kan je daar eenvoudig aan toevoegen. Zodat wij direct de juiste naam en de plek in de hiërarchie weten. Arceer de nieuwe afdeling paars zodat de servicedesk snel kan zien om welke afdeling het gaat. Vergeet niet door te geven aan de servicedesk en je succesmanager dat je het set up document hebt aangepast.
Tip 2: Geef nieuwe afdelingen en functies z.s.m. door zodat wij voor de import deze al in het systeem hebben kunnen zetten en de import in één keer goed gaat.
Stap 3: Filter vervolgens op onjuiste gegevens: Vul de ontbrekende informatie aan in het PI systeem.
Iedere laatste maandag van de maand draaien wij een opnieuw een synchronisatie met jullie PI-systeem en dan zal voor medewerkers met de aangevulde ontbrekende informatie alsnog worden ingelezen in het systeem.
Uitnodigen van nieuwe medewerkers
Iedere eerste maandag van de maand sturen wij de nieuwe medewerkers een uitnodiging met de inloggegevens. Daarvoor hoef jij niets te doen.
Nog te ontwikkelen
We werken aan een systeem waarbij je zelf in controle bent over de synchronisatie en direct na het aanvullen opnieuw kan synchroniseren. Wij verwachten dit medio 2025 af te hebben. Wij houden je op de hoogte van deze ontwikkelingen!
Contact en Ondersteuning
Regelmatig organiseren wij een online toelichting waarin we je al vragen kan stellen over de HR admin. Onderstaand de inschrijving.
